Die sieben Verschwendungsarten im Büro vermeiden

Lean Management im Planungsbüro

Sie wollen effizienter arbeiten? Dann sollten Sie diese sieben Verschwendungsarten vermeiden!

Der Grundgedanke im Lean Management besteht darin die Zeitspanne zwischen dem Auftrag des Kunden und dem Zahlungseingang nach der Leistungserbringung möglichst kurz zu gestalten.

Aus der Kürze dieser Zeitspanne zieht sowohl der Bauherr (Kunde) einen Vorteil, weil er den Nutzen aus der Leistungserbringung ziehen kann, ebenso wie der Planer (Leistungserbringer), weil er für seine Leistung vergütet wird. Da auch schon vor einem Auftrag möglicher Aufwand beim Planer entsteht, kann es sogar sinnvoll sein, diesen Zeitraum in die Betrachtungen miteinzubeziehen, selbst wenn auf die Entscheidungsprozesse beim Bauherrn nur eingeschränkter Einfluss besteht.

Damit die Wertschöpfung eintritt, müssen Tätigkeiten drei Kriterien gleichzeitig erfüllen.

1. Der Kunde muss einen Nutzen ziehen und bereit sein, deshalb dafür zu bezahlen. Das gilt auch für „interne Kunden“.

2. Die Tätigkeit muss eine Sache (Produkt oder Dienstleistung) verändern.

3. Die Tätigkeit muss auf Anhieb korrekt durchgeführt werden.

Im Fall von Planungsbüros steht am finalen Ende der Leistungserbringung typischerweise die Errichtung eines Gebäudes als Nutzen für den Kunden bzw. Bauherrn. Zwischenschritte auf diesem Weg sind Ausschreibungsunterlagen in Form von Leistungsverzeichnissen. Diese dienen der Kostenkalkulation, Vergabe der Gewerke und Kontrolle der erbrachten Leistungen.

Die sieben Verschwendungsarten

Alle Tätigkeiten, die die oben genannten drei Kriterien nicht gleichzeitig erfüllen, werden als Verschwendungen bezeichnet, weil sie nicht wertschöpfend sind. Um die Aufmerksamkeit aller Beteiligten darauf zu legen und zu steigern, werden im Lean Management allgemein sieben Verschwendungsarten identifiziert.

Überproduktion, d. h. Leistungen, die von Kunden nicht in Anspruch genommen werden

– Transport von Gütern, Material, Maschinen, Werkzeugen, auch Informationen (bspw. zwischen Systemen)

– (Zwischen-)Lagerung von Gütern, Material, Informationen

– Bewegung von Menschen, auch ergonomische Aspekte und körperliche Belastung

– Warten und Suchen

– Nicht angemessene Prozesse bspw. Doppelarbeit, Nacharbeit

– Fehler und Defekte, deshalb notwendige Qualitätssicherung

In der Regel bestehen zwischen den Verschwendungsarten Wechselwirkungen, die sich zu Teufelskreisen ausweiten können.

Die Wertschöpfung wird entlang des Wertstroms erbracht. In Planungsbüros handelt es sich dabei in erster Linie um Informationen, selbst wenn diese in Papier- oder elektronischer Form auftreten.

In die Kategorie der Überproduktion fallen bspw. Elemente eines universellen Leistungsverzeichnisses, die für ein konkretes Bauvorhaben keine Rolle spielen. Ähnliches kann auch für einen zu hohen Detaillierungsgrad gelten, der die ausführenden Unternehmen in ihrer Gestaltungsfreiheit unnötig einschränkt und gleichzeitig die wirklich relevanten Aspekte in der Masse untergehen lässt.

Zu den zentralen Verschwendungen gehört auch der Informationstransport zwischen Systemen. Mit dem Informationstransport ist auch oft die Umwandlung verbunden, immer wieder auch über den Umweg von Papier als Informationsträger. Dadurch ergeben sich unnötige Schnittstellen und Medienbrüche.

Auch wenn die Lagerung von Informationen zumindest in modernen IT-Systemen keinen großen Kosten mehr verursacht, sind mit der Speicherung doch weitere, nicht wertschöpfende Aspekte verknüpft. Unter anderem Datenschutz, Datensicherheit und Datenintegrität, auch dritten gegenüber (DSGVO, GoBD).

Mit Informationen sind auch oft Suchvorgänge verbunden und währenddessen unnötige Wartezeiten, die die Durchlaufzeit als zentrales Element der Kundenzufriedenheit negativ beeinflussen. Die resultierende Zeitverschwendung ist dabei die schlimmste Verschwendungsart. Denn Zeit ist physisch nicht sichtbar. Verschwendete Zeit ist trotzdem oft mit Beschäftigung verbunden, drückt sich also nicht durch Untätigkeit aus, ist aber nicht wertschöpfend. Verschwendete Zeit kann nicht zurückgewonnen, ist also ein Rohstoff, der unwiederbringlich verloren geht.

Verschwendungen im Planungsbüro

Unangemessene Prozesse drücken sich oft in Rückfragen aus. Sei es von Bauherren, Subunternehmern oder anderen beteiligten Planern, aber auch weil notwendiger Informationsbedarf nicht klar genug ausgedrückt wurde. Gemeinsame Vor-Ort-Begehungen von Bauvorhaben bzw. Besprechungen des Baufortschritts mit allen Beteiligten können dabei Wunder bewirken.

Neben den sieben Verschwendungsarten wird seit einiger Zeit von einer achten Verschwendungsart gesprochen, dem nicht genutzten Mitarbeiterpotential.

Dies drückt sich sowohl darin aus, dass das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter nur unzureichend genutzt werden, aber auch, dass sie nicht in Verbesserungsaktivitäten einbezogen werden.

Oft ist den Mitarbeitern bewusst, dass Tätigkeiten umständlich, unnötig und überflüssig sind. Allerdings fehlen ihnen geeignete Kanäle und Gelegenheiten dieses Wissen einzubringen. Dadurch tritt dann eine Gewöhnung an die Umstände ein, die auch zu Frust und Demotivation führen kann.

Verschwendungsarten vermeiden

Ein zentrales Mittel zur Vermeidung von Verschwendungen bei der täglichen Arbeit ist, ein Bewusstsein bei allen Beteiligten zu schaffen und die eigenen Aktivitäten laufend zu hinterfragen. Das Bewusstsein für Verschwendungen lässt sich am besten initiieren, indem mit allen Beteiligten der individuelle Wertstrom im Unternehmen, d. h. im Planungsbüro erfasst wird. Dabei treten dann sehr deutlich die wertschöpfenden Elemente der Tätigkeiten zu Tage, ebenso wie die verschwendenden Anteile.

Wie werde ich effizient?

Kurze, gemeinsame Treffen zur Durchsprache des Tagesgeschäfts können auch in Planungsbüros eine geeignete Routine und ein resultierendes Bewusstsein schaffen, um durch die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe, nicht wertschöpfende Tätigkeiten laufend zu reduzieren.

Dabei sollte man sich aber immer bewusst sein, dass diese Verschwendungen typischerweise kein böser Wille der Verursacher sind, sondern meist dem Kontext geschuldet sind. Daraus leitet sich auch ab, dass der Kontext der Tätigkeiten der primäre Ansatzpunkt sein sollte.

Gleichzeitig schafft die Reduktion der Verschwendungen neues Potential für Wertschöpfung, bspw. in Form zusätzlicher Planungs- und Bauvorhaben, was wiederum dem Planungsbüro und allen Beteiligten zugutekommt.

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