Die XRechnung ist da – Prozessoptimierung ist angesagt
Seit dem 27. November 2020 müssen Planungsbüros, sofern sie für den Bund oder die Deutsche Bahn AG Leistungen erbringen, ihre Rechnung ab einem Wert von 1000 € als sogenannte „XRechnung“ erstellen. Fordert der Auftraggeber eine XRechnung, muss das Planungsbüro diese liefern (können).
Prüfen Planungsbüros für den Auftraggeber Rechnungen der ausführenden Unternehmen, müssen sie in der Lage sein, dies elektronisch zu können. Damit setzt die öffentliche Verwaltung die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union um. Betroffen von der EU-Richtlinie sind jedoch nicht nur der Bund und die Deutsche Bahn, sondern auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür eigene Landesverordnungen, sind allerdings nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren. So ist die XRechnung in Bremen seit dem 27.11.2020 Pflicht, in Hessen allerdings erst ab dem 18.04.2024. Einen Überblick finden Architekturbüros unter dem Link www.verband-e-rechnung.org/xrechnung.
Doch was genau ist eine XRechnung?
Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung verwendet ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine strukturierte E-Rechnung im europäischen Standard. Sie kann nicht automatisiert verarbeitet werden und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert.
Software muss XRechnung einlesen können
Prüft das Architekturbüro für seine Auftraggeber im Bauprozess XRechnungen, so muss das elektronisch zum Beispiel mit einem AVA-Programm geschehen. Heute erhalten die Büros oftmals immer noch eine Rechnung auf Papier. Die überaus zeitraubende manuelle Rechnungsprüfung wird daher bald Vergangenheit sein.
Zwecks Rechnungsprüfung müssen die Programme eine XRechnung nach den Formaten UBL und CII einlesen können. Ab Januar 2021 ist es die Version XRechnung 2.0. Auch müssen die Systeme die bauspezifischen Anlagen, in der Regel GAEB-Dateien, lesen können. Neu dabei ist die X89B in GAEB DA XML 3.3. Damit die von der ausführenden Firma erbrachte Leistung positionsweise geprüft und anerkannt werden kann, ist die Mengenermittlungsdatei X31 (der Nachfolger der DA11-Datei) notwendig. Denn die Rechnungssumme der XRechnung ermittelt sich aus den Mengen und Einheitspreisen.
Daher ist anzuraten, dass die Büros bei ihren Systemhäusern nachfragen, ob in der jeweiligen Software die notwendigen Funktionalitäten inkludiert sind. Denn es muss allen Beteiligten klar sein, eine Rechnungserstellung mit Word und die Umwandlung der Word-Datei in eine PDF-Datei ist keine XRechnung und somit nicht maschinenlesbar.
Möglichkeiten der Datenübertragung
Die digitale Übertragung der XRechnungen ist geregelt. Planer können ihre Rechnungen der Öffentlichen Hand per E-Mail an xrechnung@portalbund.de in einer maximalen Größe von 10 MB übermitteln. Eine zweite Möglichkeit ist, sich auf der zentralen Rechnungseingangsplattform
Der Deutschen Bahn übermitteln Planer die maximal 50MB große XRechnung per Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com. In dieser E-Mail darf nur eine dem CEN-Standard XRechnung entsprechende XML-Datei als Anlage in der XRechnung enthalten sein und muss auch die Buchungsliste als PDF- und csv-Datei beinhalten. Bei der Stellung der XRechnung an die Deutsche Bahn ist es nur erlaubt, die rechnungsbegründenden Unterlagen als eingebettete Objekte zu übertragen. Anhänge im XML-Format der XRechnung als Link werden nicht angenommen. Die XML-Datei zur XRechnung wird über das systemseitig eingebundene Prüftool KOSIT (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt. Im Falle von Abweichungen der oben genannten Definitionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzustellen.
Revolution im Bauwesen
Mit der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU beginnt ein grundlegender und nachhaltig struktureller Wandel. Der automatisierte Prozess nimmt den Beteiligten Routinearbeiten ab, so dass diese sich nur um die strittigen Leistungen kümmern müssen, und irgendwann werden Rechnungen völlig automatisiert den Prozess durchlaufen.