Die XRechnung ist da – Prozessoptimierung ist angesagt

Prüfen Planungsbüros für den Auftraggeber Rechnungen der ausführenden Unternehmen, müssen sie in der Lage sein, dies elektronisch zu können. Damit setzt die öffentliche Verwaltung die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen ­Union um. Betroffen von der EU-Richtlinie sind jedoch nicht nur der Bund und die Deutsche Bahn, sondern auch die öffentlichen Verwaltungen auf Landes- und kommunaler Ebene. Die 16 deutschen Bundesländer erlassen hierfür eigene Landesverordnungen, sind allerdings nicht verpflichtet, sich an der Bundeslösung zu orientieren. So ist die XRechnung in Bremen seit dem 27.11.2020 Pflicht, in Hessen allerdings erst ab dem 18.04.2024. Einen Überblick finden Architekturbüros unter dem Link www.verband-e-rechnung.org/xrechnung.

Doch was genau ist eine XRechnung?

Eine elektronische Rechnung im Standard XRechnung verwendet ein XML-basiertes Datenmodell. Diese in einem strukturierten elektronischen Format erstellte Rechnung ermöglicht die automatisierte Verarbeitung. Eine Bilddatei, eine reine PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine strukturierte E-Rechnung im europäischen Standard. Sie kann nicht automatisiert verarbeitet werden und wird daher von den Behörden und der Deutschen Bahn nicht akzeptiert.

Rechnung weist strukturierte Form auf

Fehler bei der Interpretation einer Rechnung werden vermieden, da die Rechnung eine strukturierte Form aufweist und genau festgelegt ist, was – Rechnungs-Nummer, Erstell-Datum, Zahlungsziel, Umsatzsteueridentifikationsnummer etc. – wo stehen muss. Dadurch kann die Rechnung automatisiert beim Auftraggeber eingelesen, geprüft und die Zahlung automatisiert angewiesen werden. Dieser Vorgang spart unnötige Nachfragen und somit jede Menge Zeit. Dabei ist der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar und es wird immer transparent dargestellt, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet. Allerdings besteht bei den Planungsbüros noch eine große Wissenslücke sowie Handlungsbedarf. Fordert der Auftraggeber eine XRechnung, muss das Planungsbüro diese liefern. Dazu muss das Programm, mit dem das Planungsbüro die Rechnung erstellt, in der Lage sein, eine XRechnung zu erstellen.

Software muss XRechnung einlesen können

Prüft das Architekturbüro für seine Auftraggeber im Bauprozess XRechnungen, so muss das elektronisch zum Beispiel mit einem AVA-Programm geschehen. Heute erhalten die Büros oftmals immer noch eine Rechnung auf Papier. Die überaus zeitraubende manuelle Rechnungsprüfung wird daher bald Vergangenheit sein.

Zwecks Rechnungsprüfung müssen die Programme eine XRechnung nach den Formaten UBL und CII einlesen können. Ab Januar 2021 ist es die Version XRechnung 2.0. Auch müssen die Systeme die bauspezifischen Anlagen, in der Regel GAEB-Dateien, lesen können. Neu dabei ist die X89B in GAEB DA XML 3.3. Damit die von der ausführenden Firma erbrachte Leistung posi­tionsweise geprüft und anerkannt werden kann, ist die Mengenermittlungsdatei X31 (der Nachfolger der DA11-Datei) notwendig. Denn die Rechnungssumme der XRechnung ermittelt sich aus den Mengen und Einheitspreisen.

Hat der Anwender die XRechnung zwecks Prüfung zum Beispiel in sein AVA-Programm eingelesen, definiert er dort, ab welcher prozentualen Abweichung von der Angebotssumme er informiert werden möchte. Ansonsten wäre die Rechnung frei gegeben. Geht man davon aus, dass die Beträge nicht von der Angebotssumme abweichen, muss sich der Architekt nicht mehr um die Rechnung kümmern. Er erhält ein Protokoll, in dem verzeichnet ist, dass die abgerechneten Beträge den beauftragten entsprechen. Das bedeutet für diejenigen, die die Rechnungen prüfen, eine immense Arbeitserleichterung

Daher ist anzuraten, dass die Büros bei ihren Systemhäusern nachfragen, ob in der jeweiligen Software die notwendigen Funktionalitäten inkludiert sind. Denn es muss allen Beteiligten klar sein, eine Rechnungserstellung mit Word und die Umwandlung der Word-Datei in eine PDF-Datei ist keine XRechnung und somit nicht maschinenlesbar.

Möglichkeiten der Datenübertragung

Die digitale Übertragung der XRechnungen ist geregelt. Planer können ihre Rechnungen der ­Öffentlichen Hand per E-Mail an xrechnung@portalbund.de in einer maximalen Größe von 10 MB übermitteln. Eine zweite Möglichkeit ist, sich auf der zentralen Rechnungseingangsplattform ­https://xrechnung.bund.de einzuloggen und dort die XRechnungen, die 15 MB nicht überschreiten dürfen, zwecks Weiterbearbeitung hochzuladen. Bei Eingabe auf der zentralen Rechnungseingangsplattform wird eine automatisierte Rechnungsprüfung durchgeführt. Die „Adresse auf dem Briefumschlag“ der Rechnung ist die Leitweg-ID. Diese stellt sicher, dass die Rechnung beim richtigen Empfänger ankommt. Die Leitweg-ID wird bei der Bestellung mitgeteilt und ist Bestandteil der XRechnung. Vorteilhaft für den Auftragnehmer dabei ist, dass der Prozess der Weiterbearbeitung verfolgbar ist und somit immer transparent dargestellt wird, in welchem Stadium und wo sich die Rechnung befindet.

Der Deutschen Bahn übermitteln Planer die maximal 50MB große XRechnung per Mail an eine zentrale E-Mail-Adresse: e-invoicing@deutschebahn.com. In dieser E-Mail darf nur eine dem CEN-Standard XRechnung entsprechende XML-Datei als Anlage in der XRechnung enthalten sein und muss auch die Buchungsliste als PDF- und csv-Datei beinhalten. Bei der Stellung der XRechnung an die Deutsche Bahn ist es nur erlaubt, die rechnungsbegründenden Unterlagen als eingebettete Objekte zu übertragen. Anhänge im XML-Format der XRechnung als Link werden nicht angenommen. Die XML-Datei zur XRechnung wird über das systemseitig eingebundene Prüftool KOSIT (Koordinierungsstelle IT-Standard) verprobt. Im Falle von Abweichungen der oben genannten Defini­tionen erfolgt eine Rechnungsabweisung an den Versender. Die Rechnung ist dann nach Korrektur erneut zuzustellen.

Revolution im Bauwesen

Mit der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU beginnt ein grundlegender und nachhaltig struktureller Wandel. Der automatisierte Prozess nimmt den Beteiligten Routinearbeiten ab, so dass diese sich nur um die strittigen Leistungen kümmern müssen, und irgendwann werden Rechnungen völlig automatisiert den Prozess durchlaufen.