MS Office versus AVA-Software

Der Wettbewerb ist gewonnen, der Auftrag erhalten. Mit viel Elan geht es an die Planungen. Das Objekt soll in der Region bekannt werden und dem Büro weitere Aufträge verschaffen. Nach der genehmigten Planung steht die Ausschreibung an. Diese soll richtig gut werden, denn je präziser und klarer sie formuliert ist, um so eindeutiger kommen die Angebote der Anbieter zurück. Es entsteht eine positive Wechselwirkung zwischen allen Beteiligten: der AuftraggeberIn, der PlanerIn und den ausführenden Firmen. Eine exakte Ausschreibung trägt in erheblichem Maße zum Gelingen eines Bauprojekts bei und ist ein wichtiger Baustein in der Realisierung einer Bauaufgabe.

Ausschreibung mit Excel

Im nächstmöglichen freien Zeitfenster wird mit der Ausschreibung begonnen. Die Tabellenkalkulationssoftware Excel ist vorhanden und auf jedem Rechner im Büro installiert, es entstehen keine initialen Kosten. Aus dem verwendeten Mail-Programm werden die Adressen für alle am Projekt Beteiligten importiert.

Gängige Ausschreibungsprogramme importieren Adressen z. B. über vCard oder Excel. Planungsbüros, die erst beim konkreten Start eines Projekts und damit meist verbunden mit engen Terminierungen beginnen, sich mit den Möglichkeiten digitaler Werkzeuge auseinanderzusetzen, kommen in Zeitdruck. Sich einen Marktüberblick verschaffen, Angebote einholen, interne Entscheidungswege beachten, Installationsvoraussetzungen schaffen und die MitarbeiterInnen schulen – das sind keine Aufgaben, die nebenbei bewältigt werden, sondern Veränderung bedeuten.

Kostenmanagement nach DIN 276-2018 mit AVA-Software

Parallel läuft bereits das gesamte Kostenmanagement, für den Wettbewerb musste eine erste Kostenschätzung abgegeben werden, für die Entwurfsplanung die Kostenberechnung. Ziel ist, der BauherrIn aussagekräftiges und leicht verständliches Zahlenmaterial zur Verfügung zu stellen. Software gibt die Gliederung der Kostengruppen nach der DIN 276-2018 vor. Vielfältige Auswertungsvorschläge ermöglichen eine stringente Kos­tenverfolgung. Die Verwendung von Kostengliederungen hat den Vorteil, dass Kosten aus verschiedenen Quellen über bestimmte zeitliche Phasen hinweg verglichen werden können – von der Kostenschätzung bis zur Rechnungsfreigabe. Arbeitet man mit der Tabellenkalkulation, wurde die Vorlage gegebenenfalls bereits für ein früheres Projekt erstellt und die Funktion ‚Duplizieren/Speichern unter‘ ermöglicht die Wiederverwendung einer bestehenden Datei. Eine Kostenverfolgung ist durch manuelle Eingabe, Gegenüberstellung und Prüfung möglich.

Ausschreibung mit AVA-Software

Nun geht es weiter mit der Ausschreibung, an die ersten FachplanerInnen sollen die Aufträge erteilt werden. Für die Ausschreibungstexte kann mit Herstellertexten gearbeitet werden, die größtenteils mittlerweile online oder in digitalen Bibliotheken verfügbar sind. Die Mengen werden aus den Plänen ermittelt, wichtig dabei ist, gegebenenfalls die Übermessungsregel zu beachten. Verfügt die Software über eine IFC-Schnittstelle zum Austausch von 3D-Daten, können CAD-Modelle importiert werden. Mengen können dann meist effizient per Drag & Drop übernommen werden, im Hintergrund arbeitende Berechnungen beachten die VOB und werden zur Grundlage für eine konforme Abrechnung. Mengen sind Vertragsbestandteil, d. h., wird ein Auftrag mit einer fehlerhaften Leistungsbeschreibung vergeben, kann es später zu Nachträgen oder Mengenmehrungen und damit zu Mehrkosten für die BauherrIn kommen. Grundsätzlich kann das zu Schadensersatzansprüchen gegenüber der ArchitektIn oder IngenieurIn führen. Formatierungs- oder Verknüpfungsfehler, die eine zeit- und nervenaufreibende Suche der MitarbeiterIn auslösen können, wurden bei den Softwarehäusern bereits durch die Qualitätssicherung gefunden und eliminiert.

Vergabe und Abrechnung via GAEB-Datei

Bei der Weitergabe der Ausschreibung an die Anbieter ermöglichen die Softwareanbieter dies durch die GAEB-Schnittstelle. Sie dient dem digitalen Austausch von Leistungsverzeichnissen und den zugehörigen Angeboten. Regelungen des GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) sorgen dafür, dass Daten eindeutig und richtig interpretiert und verarbeitet werden. Würde diese Schnittstelle nicht genutzt, entfiele die Sicherheit, dass Daten fixiert bleiben und von der BieterIn nicht zu verändern sind – außer dem Angebotspreis. Übernimmt nicht die Software direkt diese Aufgabe, sollte dem Planungsbüro zumindest eine Software für das Konvertieren einer Excel-Datei zur Verfügung stehen.

Alle Angebote liegen vor, ein Preisspiegel als Grundlage eines Vergabevorschlags ist der nächs­te Schritt. Dafür ist der Import via GAEB-Datei enorm hilfreich, die Strukturen bleiben erhalten und sind einheitlich. Auf einen Klick ermittelt eine AVA-Software den Best- und Höchstpreis. Für geübte AnwenderInnen des Tabellenkalkulationsprogramms eine leichte – jedoch eher zeitaufwendige – Übung.

Nach der VOB gilt, dass der Auftragnehmer seine Leistungen prüfbar abzurechnen hat. Als Planer prüft man die Rechnungen der ausführenden Firmen und übermittelt der BauherrIn lediglich eine Zahlungsfreigabe, z. B. sind die Mengenangaben zu den erbrachten Leistungen sorgfältig zu prüfen. Mit einer Software ist es je nach Funktionsumfang möglich, digitale Aufmaße in die Mengen­ermittlung zu einer Rechnung zu importieren.

AVA-Software: ein sicheres Ausschreibungstool

Die Einführung einer branchenspezifischen Ausschreibungssoftware kann wie jede Veränderung zur Neuverteilung von Aufgaben innerhalb eines Teams führen. Es können sich SpezialistInnen für eine neue Software entwickeln. Eine AVA-Software bietet Sicherheit in vielen Bereichen: sei es juristisch durch die Dokumentation und die Nachvollziehbarkeit von verschiedenen Entwicklungsständen, sei es durch eine Datenbank, die mit einer einmaligen Korrektur viele Verknüpfungen löst oder sei es durch die Sicherheit, die eine erprobte Branchensoftware der MitarbeiterIn für umfangreiche Ausschreibungen gibt. Ein durchgängiges Kostenmanagement ist bei einer professionellen Ausschreibungssoftware ständig verfügbar und abrufbar ohne jegliche zusätzliche Prüfung von weiteren Tabellen oder Listen. Abweichungen von den IST-Kosten können so frühzeitig erkannt werden, sodass ein Gegensteuern noch möglich ist.

Um den Zug einer durchgehenden Digitalisierung im Planungsbüro nicht zu verpassen, sollten Prozesse nicht an manchen Stellen durch manuelle Eingaben unterbrochen werden. Ob sich die monetäre Investition in eine professionelle AVA-Software amortisiert, sollte jede EntscheiderIn eines Planungsbüros für sich beurteilen können.