Best Practice im Vergabeverfahren von Planungsleistungen

Die Vergabe von Planungsleistungen steht an einem Scheidepunkt. Der Preiswettbewerb hat in weiten Teilen den Leistungswettbewerb verdrängt, den § 76 VgV eigentlich vorschreibt. Die Folge sind systematische Unterdeckungen, nachlassende Planungstiefe und ein Berufsstand, der unter wirtschaftlichen Druck gerät. Dieser Beitrag zeigt, warum die gängige Praxis weder wirtschaftlich noch zukunftsfähig ist – und wie ein Best-Practice-Ansatz aussieht, der auf bestehendem Recht aufsetzt.

1. Ausgangslage und Problemstellung

Eine Auswertung aus dem deutschsprachigen Inge­nieurumfeld dokumentiert in der Tragwerksplanung Unterdeckungen von bis zu 62 Prozent zwischen sachgerechtem Honorar und tatsächlicher Vergütung – getragen von fehlender Tafelfortschreibung, systematischer Fehleingruppierung in zu niedrige Honorarzonen und pauschalen Preisnachlässen von im Median 35 Prozent. Zahlreiche Studien und Praxisberichte belegen zudem einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen ausreichender Planungszeit, angemessenen Hono­raren und dem Erfolg eines Bauprojekts in Bezug auf Qualität, Kosten und Termine. Beides gehört zusammen. Wer die Vergabe reformieren will, ohne die Planungsqualität mitzudenken, übersieht den eigentlichen Hebel für Wirtschaftlichkeit.

2. Status quo der Vergabepraxis 2.1 Preisdominanz trotz klarer Rechtslage

§ 76 Abs. 1 VgV ist eindeutig: Architekten- und Ingenieurleistungen werden im Leistungswettbewerb vergeben – nicht allein nach dem Preis. In der Praxis stellt sich die Lage anders dar. Verfahren, in denen der Preis mit 60 Prozent oder mehr gewichtet wird, sind kein Einzelfall. Selbst wenn die verbleibenden 40 Prozent formal als „Qualität“ deklariert sind, werden die Qualitätskriterien so weich formuliert, dass alle Bieter ähnliche Punktzahlen erhalten – entscheidend bleibt der Preis. Der Leistungswettbewerb wird in diesen Fällen zur Fassade eines Preiswettbewerbs.

2.2 Fehlende Bedarfsplanung vorab

Der teuerste Fehler entsteht vor der Vergabe. Öffentliche Auftraggeber schreiben Planungsleis­tungen aus, ohne grundlegende Entscheidungen getroffen zu haben: Holzbau oder Stahlbeton­skelett? Zwei- oder Dreifachturnhalle? Welches energetische Konzept, welches pädagogische Raumprogramm? Die DIN 18205 (Bedarfsplanung im Bauwesen) sieht genau diese Klärung als Stunde null jedes Planungsprozesses vor. Wird sie übersprungen, verlagern sich die Entscheidungen in die laufende Planung – mit Rückwirkungen auf Tragwerk, Technik, Bauphysik, Brandschutz und Freianlagen. Die entstehenden Planungsschleifen werden in der Regel nicht vergütet - oder müssen mit Nachträgen bezahlt werden, die aber im VgV nicht in die Wertung eingehen.

2.3 Eingruppierung und Objektsystematik

Die HOAI ist ein zusammenhängendes System aus Leistungsbildern, Honorarzonen und Objektsys­tematik. In der Vergabepraxis wird dieses System regelmäßig aufgebrochen: Komplexe Bauauf­gaben werden in zu niedrige Honorarzonen eingestuft und statisch oder funktional selbständige Bauwerke werden zu einem Objekt zusammengezogen. Beides drückt das Honorar über die Degression, ohne dass der tatsächliche Bearbeitungsaufwand sinkt. Wer die HOAI vereinbart, um den Planer auf den vollen Leistungsumfang zu verpflichten, kann die Vergütungsparameter derselben Verordnung nicht gleichzeitig einfrieren.

2.4 Nachlässe und Auskömmlichkeitsprüfung

Pauschale Preisnachlässe im Median von 35 Prozent gegenüber auskömmlichen Ansätzen sind in vielen Verfahren zur Normalität geworden. Die vergaberechtlich vorgeschriebene Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote beschränkt sich in der Praxis meist auf eine Rückfrage beim Bieter, ob er seinen Preis bestätigt. Das ist keine Prüfung im Sinne des Gesetzgebers, sondern ein formaler Akt. Die Folge: Büros, die realistisch kalkulieren, verlieren systematisch gegen solche, die entweder intern quersubventionieren oder Planungstiefe reduzieren.

2.5 Besondere Leistungen unter dem Radar

Bestandsaufnahmen, Alternativuntersuchungen, BIM-Koordination, energetische Simulationen, Inbetriebnahmebegleitung: Besondere Leistungen sind in nahezu jeder Planungsdisziplin heute die Regel, nicht die Ausnahme. In Vergabeunterlagen werden sie gleichwohl selten gesondert ausgewiesen und vergütet. Sie verschwinden entweder im Grundhonorar oder werden stillschweigend ohne Vergütung erbracht.

3. Planungsqualität und Projektkosten

Die Kernfrage jeder Vergabe lautet: Wie wirkt sich die Planungsqualität auf die Gesamtkosten des Projekts aus? Die einschlägige Literatur gibt darauf eine belastbare Antwort. Majumder et al. (2022) zeigen in einer peer-reviewten Auswertung in Quality & Quantity, dass Umfang und Sorgfalt der Vorplanung signifikant mit der Einhaltung von Kosten- und Terminzielen korrelieren. Kasibante und Olonade (2023) bestätigen diesen Befund auf Basis eines Regressionsmodells: Planungsparameter – nicht Ausführungsparameter – erklären den Großteil der Varianz im Projekterfolg. Hof­stadler (2022) weist in einer umfangreichen bauwirtschaftlichen Untersuchung zum Verhältnis von Projektvorlaufzeit und Bauzeit nach, dass ein rea­listisches Zeitbudget in der Planungsphase („Stunde null“) sowie angemessene Personalressourcen die entscheidenden Einflussgrößen auf die spätere Bauausführung sind. Die Bundesstiftung Baukultur dokumentiert in ihrer Publi­kationsreihe „gut gemacht!“, dass Projekte mit sorgfältiger Bedarfsplanung und frühzeitiger Aufgabenklärung deutlich bessere Kostentreue erreichen als Vorhaben mit verkürzter Vorlaufzeit. Der globale Branchenreport von Arcadis (Bartz 2019) führt Kostenüberschreitungen in Großprojekten ganz überwiegend auf Mängel im Risikomanagement und in der frühen Projektphase zurück – nicht auf die Ausführung. Die Argumentations­kette lautet demnach: Höhere Investition in Planungstiefe, bessere Entscheidungen in frühen Leistungsphasen, weniger Änderungen im Ausführungsstadium, weniger Nachträge und Bauablaufstörungen, geringere Bau- und Folgekosten höhere Wirtschaftlichkeit über den Lebenszyklus.

4. Best-Practice-Ansatz für die Vergabe

Ein zukunftsfähiges Vergabeverfahren setzt keine neuen Gesetze voraus. Es erfordert die konsequente Anwendung bestehender Regelwerke – DIN 18205, HOAI, VgV. Wer das Vorhandene nicht anwendet, hat kein Regulierungs-, sondern ein Vollzugsproblem. Sechs Bausteine bilden den Kern eines praxiserprobten Modells.

4.1 Bedarfsplanung vor Planungsvergabe

Vor jeder Planungsvergabe ist eine dokumentierte Bedarfsplanung nach DIN 18205 durchzuführen. Sie klärt Nutzerbedarf, Raumprogramm, funktionale und energetische Zielgrößen. Erst auf dieser Grundlage entstehen belastbare Eignungskriterien und eine tragfähige Leistungsbeschreibung. Die Investition in die Bedarfsplanung spart mehr als jeder Honorarabschlag – und schützt den Auftraggeber vor angreifbaren Verfahren.

4.2 Qualitätswettbewerb mit Gewichtung

Bei Planungsleistungen muss die Qualität mit 80 bis 90 Prozent gewichtet werden. Alles darunter ist – das zeigt die Praxis – ein Preiswettbewerb mit dekorativer Qualitätsfassade. Wer behauptet, ein 60/40-Verfahren sei ein Leistungswettbewerb, hat entweder die Mechanik nicht verstanden oder will sie nicht verstehen. Bei Honoraren, die rechtlich an die HOAI-Systematik gekoppelt sind, ist der Preisspielraum ohnehin eng begrenzt; die verbleibende Differenzierung liegt fast vollständig in der Planungsqualität. Eine Gewichtung von 10 bis 20 Prozent für den Preis bildet diese Realität ab. Entscheidend ist zudem die Trennschärfe der Qualitätskriterien: konkrete Referenzen, namentliche Benennung des Projektleiters mit nachgewiesener Erfahrung, personelle Kontinuität über die Leistungsphasen 1 bis 5, projektspezifische Methodik, dokumentierte Herangehensweise an die zentralen Planungsrisiken. Allgemeinplätze wie „Darstellung der Projektorganisation“ sind keine Kriterien, sondern Platzhalter.

4.3 Vorläufige Honorarzone mit Überprüfung

Die Honorarzoneneinstufung ist in vielen Disziplinen erst nach Abschluss der Entwurfsplanung final zu klären. Die Vergabestelle setzt die Honorarzone vorläufig an und vereinbart eine Überprüfung nach Entwurfsabschluss. Die HOAI sieht das ausdrücklich vor – wer sich auf die Verordnung beruft, muss sie als System anwenden, nicht als Selbstbedienungsladen für die jeweils güns­tigere Auslegung.

4.4 Saubere Objektsystematik

Die HOAI-Objektdefinition ist in den Vergabe­unterlagen offenzulegen und fachlich zu begründen. Statisch selbständige Bauwerke und funktional eigenständige Anlagen sind als separate Objekte zu behandeln. Wer mehrere Objekte zu einem zusammenzieht, drückt das Honorar über die Degression, ohne dass der Aufwand sinkt – das ist keine zulässige Auslegung, sondern eine Umgehung.

4.5 Echte Auskömmlichkeitsprüfung

Eine Auskömmlichkeitsschwelle ist zu definieren und unterhalb dieser Schwelle ist tiefer zu prüfen – nicht durch Selbstauskunft des Bieters, sondern durch Abgleich mit realistischen Stundenansätzen und Personalkosten. Die Tafelwerte der HOAI bieten eine belastbare Orientierung. Die heute übliche Rückfrage „Bestätigen Sie Ihren Preis?“ ist keine Prüfung, sondern eine Quittung.

4.6 Besondere Leistungen ausweisen

Erwartete Besondere Leistungen werden in den Vergabeunterlagen aufgelistet und separat vergütet. Das schafft Transparenz für alle Bieter, verhindert verdeckte Einpreisungen und stellt sicher, dass BIM-Koordination, Simulationen oder Bestandsaufnahmen auskömmlich honoriert werden – nicht heimlich quersubventioniert.

5. Wirtschaftliche Wirkung

Für öffentliche Auftraggeber gilt: Ein höher gewichteter Qualitätswettbewerb und eine solide Bedarfsplanung führen zu belastbareren Kostenprognosen ab Leistungsphase 2. Rechnungshöfe weisen seit Jahren darauf hin, dass Bauabweichungen überwiegend aus unzureichenden Vorbereitungsphasen resultieren – nicht aus der Bauausführung. Wer hier spart, zahlt später doppelt – aus demselben Haushalt. Für private und institutionelle Auftraggeber gilt: Betriebskosten, Wartungsaufwand, energetische Performance und Drittverwendungsfähigkeit werden in der Planung festgelegt – nicht in der Ausführung. Ein Planungshonorar in Höhe von 3 bis 5 Prozent der Bauwerkskosten beeinflusst Kostenbe­standteile, die ein Vielfaches dieser Summe ausmachen. Der Hebel ist asymmetrisch und wirkt ­zugunsten der Planungsinvestition. Für Planungsbüros gilt: Auskömmliche Honorare er­möglichen qualifiziertes Personal in ausreichender Zahl über die gesamte Projektlaufzeit. Personelle Kontinuität ist eine der stärksten Stellschrauben für Projektqualität. Büros, die unter Auskömmlichkeitsniveau arbeiten, können sie nicht liefern – egal, was im Angebot steht.

6. Warum die Reform jetzt überfällig ist

Vier Entwicklungen machen den Status quo unhaltbar. Die Projektkomplexität steigt durch ener­getische, digitale und regulatorische Anforderungen. Die Nachhaltigkeitsagenda – Lebenszyklus, graue Energie, Kreislauffähigkeit – wird in der Planungsphase entschieden und bindet Ressourcen. Die Materialknappheit verlangt präzisere Mengenermittlungen und vorausschauende Ausschreibungen. Wer Honorare unter Auskömm­lichkeitsniveau zur Normalität macht, vertreibt Nachwuchs aus einer Branche, die ihn dringend braucht. Wir befinden uns in einer Abwärtsspirale. Niedrige Honorare führen zu reduzierter Planungstiefe, reduzierte Planungstiefe zu höheren Bau- und Folgekosten, höhere Folgekosten zu engeren Budgets in den nächsten Projekten – und damit zu noch niedrigeren Honoraren.

7. Fazit

Die Einsparung am Planungshonorar ist in der Regel die teuerste Position im gesamten Projekt. Die bessere Alternative kostet nicht mehr – sie kostet nur früher und zahlt sich über den Lebenszyklus mehrfach zurück. Was zu tun ist, ist bekannt: Bedarfsplanung vor Vergabe, Qualität mit 80 bis 90 Prozent gewichten, Honorarzone vorläufig mit Überprüfungsklausel, saubere Objektsystematik, echte Auskömmlichkeitsprüfung, Besondere Leistungen transparent ausweisen. Keiner dieser Schritte verlangt neues Recht, sondern den Willen, es anzuwenden. Auf beiden ­Seiten des Verhandlungstischs.