Durchgängig digitaler Prozess

Das Online-Vergabeverfahren

Die e-Vergabe gewinnt zunehmend an Relevanz – auch für Architekten und Ingenieure

Zu den größten Anwendern der elektronischen Vergabeplattform iTWO e-Vergabe public von RIB zählen das Bayerische Staatsministerium für Wohnen, Bau und Verkehr, der Berliner Senat mit seinen Bezirksämtern und Dienststellen des Landes Berlin sowie das Land Schleswig-Holstein, vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR (GMSH) in Kiel. Sie alle wickeln ihre Vergabeverfahren seit rund 15 Jahren komplett auf elektronischem Wege über das Internet ab. Die Verfahren basieren auf einem durchgängigen Prozess, bei dem die gesamte Projektkommunikation ausschließlich digital erfolgt: von der Bekanntmachung, Bereitstellung der Unterlagen, Eröffnung, Prüfung und Wertung über die komplette Kommunikation mit Bietern bis hin zum Zuschlag.

Planungsbüros in den Gesamtprozess inte­griert

Bei den Bundesländern, jedoch auch bei größeren und kleineren Kommunen und Gemeinden ist es heute üblich, bei Verfahren unterschiedlichster Art, die Expertenwissen erfordern, Freiberufler in den Prozess einzubinden. Das sind in der Regel Architektur- oder Ingenieurbüros mit entsprechender Spezialisierung, beispielsweise für Heiz- und Klimatechnik oder Gebäudeenergieberatung. Diese Freiberufler werden dabei unmittelbarer Bestandteil des Gesamtprozesses. Sie verantworten zunächst die Erstellung der Vergabeunterlagen, wobei sie Leistungsverzeichnisse (LVs), technische Beschreibungen und Formularblätter für die Bauabteilungen konzipieren und direkt über die Plattform in die Vergabe einarbeiten. In der Phase der Öffnung koordiniert wiederum die Behörde den Prozess, während die Experten anschließend erneut für die Prüfung und Wertung hinzugezogen werden. Die Durchsicht und Freigabe der Bieterangebote und eine Prüfung der Unternehmen selbst erfolgt somit wieder von den Planungsbüros, während für den Zuschlag die öffentliche Einrichtung die Oberhand übernimmt.

Rechte- und Rollenkonzept

 Sind Planer als Experten in den Prozess des Vergabeverfahrens integriert, ist es unabdingbar wichtig, diesen komplett medienbruchfrei zu gestalten. Nur so sind sämtliche Informationen für alle Projektbeteiligten auch korrekt und können nicht aus Versehen verloren gehen. Der Vorteil von iTWO e-Vergabe public: Auf der RIB-Plattform wird der gesamte Prozess vollkommen durchgängig im WWW abgewickelt. Das bedeutet, alle Parteien arbeiten über das Internet, prozessbezogen und direkt auf der Vergabeplattform. Ein mühsamer Datenaustausch per E-Mail oder Austauschplattform entfällt. Bei der Einbindung der freiberuflichen Planungsbüros unterstützt ein eigenes Rechte- und Rollenkonzept die verschiedenen Vergabephasen und Prozesse: Dieses macht es möglich, Einzelprozesse, in welche die Architektur- und Ingenieurbüros involviert sind, so zu gestalten, dass sie direkt in den gesamten Vergabeprozess integriert sind – komplett und ohne Medienbruch.

Architekten und Ingenieure als Bieter

Die elektronische Vergabe gewinnt für Planungsbüros auch bei so genannten Planungs- und Honorarwettbewerben an Relevanz: Während in der Vergangenheit lediglich Bau- und Lieferleis­tungen elektronisch von der Öffentlichen Hand ausgeschrieben wurden, sind seit der Vergaberechtsmodernisierung im Jahr 2016 auch Planungs- oder HOAI-Wettbewerbe Bestandteil des Portfolios. Bei diesen Verfahren stehen die Architekten und Ingenieure auf der anderen Seite, denn sie müssen sich beispielsweise im Rahmen von Teilnahmewettbewerben selbst bewerben und Angebote abgeben.

Damit Architektur- und Ingenieurbüros die beiden Seiten des Verfahrens im Detail kennen lernen, an denen sie heute und in Zukunft verstärkt beteiligt sein werden, haben der Berliner Senat, das Bayerische Staatsministerium, das Land Schleswig-Holstein und weitere öffentliche Einrichtungen, die mit RIB e-Vergabe public arbeiten, Schulungen speziell für Planungsbüros abgehalten. Denn: Die Planer gelten inzwischen als fester und dabei elementarer Bestandteil des Vergabeprozesses.

Integriert arbeiten mit iTWO-Software und der e-Vergabe

Geschätzt wird von vielen Behörden, genauso wie von Planungsbüros, die direkte und vollkommen durchgängige Integration der iTWO-Welt mit der elektronischen Vergabeplattform von RIB. So können etwa LVs aus iTWO oder iTWO 5D auf die Plattform transferiert werden, was die Arbeit der Architekten und Ingenieure als Freiberufler erleichtern kann. Nach der Öffnung der Angebote auf der Vergabeplattform können sie von der Erstellung von Preisspiegeln innerhalb der iTWO-Software profitieren, die sich ebenso direkt auf die e-Vergabe-Plattform übertragen lassen.

„Bei der Konzeption und Weiterentwicklung der iTWO-Lösungswelt haben konkrete Arbeitsprozesse der Anwender stets unmittelbaren Einfluss“, erklärt Bernhard Amend, Produktmanager bei RIB für den Bereich elektronische Vergabe. „So auch bei der e-Vergabe, bei der Planer künftig zwei neue und entscheidende Positionen im Prozess einnehmen werden. Die Durchgängigkeit unserer Lösung soll dabei allen am Projekt beteiligten Parteien bei ihrer täglichen Arbeit bestmögliche Hilfestellung leisten“, fügt er hinzu.

Autorin: Verena Mikeleit M.A.PR-Beraterin mit Schwerpunkt Digitalisierung im Bauwesen und Industrie 4.0

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