Nachfolgeregelung im Büro, Teil 1

„Nachfolger* für Planungsbüro gesucht! Architekt mit etabliertem Büro und gutem Auftragsbestand sucht aus Altersgründen zum schnellstmöglichen Zeitpunkt einen Nachfolger oder eine Nachfolgerin für ein mittelständisches Büro.“ So oder so ähnlich sehen viele Anzeigen aus, die man im Bezug auf Büroübergabe lesen kann. Und sie verweisen auch auf das häufigste Problem: Büroinhaber beschäftigen sich oft zu einem sehr späten Zeitpunkt mit der eigenen Nachfolge. Wer jahrzehntelang ein eigenes Planungsbüro geführt hat, dem fällt es schwer, das Büro in andere Hände zu geben. Denn schließlich geht es um das „Lebenswerk“ und darum, es bewahren und dessen Fortleben sichern zu wollen. Um die Unternehmensnachfolge aber aktiv mitsteuern und aufbauen zu können, sollten frühzeitig die Weichen gestellt werden, denn die Übergabe eines Planungsbüros ist ein länger dauernder Prozess. Drei bis fünf Jahre sollten für eine erfolgreiche Übergabe kalkuliert werden.

Um das eigene Unternehmen am Markt zu halten, ist die frühzeitige Vorbereitung auf den Führungswechsel unerlässlich. Denn es geht darum, den Fortbestand des Büros und seiner Arbeitsplätze und ebenso die wirtschaftliche Existenz des Nachfolgers langfristig zu sichern. Bei der Findung einer geeigneten Strategie für die persönliche Zukunft und die des Büros werden die eigenen Mitarbeiter zu selten beachtet. Wichtig ist es, rechtzeitig Perspektiven aufzuzeigen. Dabei sollte erkennbar werden, dass es Überlegungen in Bezug auf die Entwicklung des Unternehmens gibt und dass die Übergabe strategisch und systematisch angegangen wird. Wenn der Nachfolgeprozess zu lange und intransparent verläuft, werden mögliche geeignete Kandidaten aus dem Team verleitet, ihre Karriere bei einem anderen Unternehmen fortzusetzen oder ein eigenes Büro zu gründen.

Bei der Suche nach geeigneten Kandidaten sollten zuerst die Mitarbeiter angeschaut werden. Potenzielle Nachfolger aus dem eigenen Team verfügen über eine Menge internen Bürowissens, über Kunden-kenntnisse und fachliches Know-how. Die Vorstellungen über die Ausrichtung des Büros und den Kaufpreis divergieren dabei nicht so stark wie bei externen Kandidaten. So kann es leichter fallen, Konsens über Bewertungsmerkmale zu erzielen und einen fairen Preis zu finden.

Nicht immer aber findet man im eigenen Büro eine Person, die die zwingend erforderlichen unternehmerischen Fähigkeiten mitbringt. Dann muss man sich auf die Suche nach einem externen Nachfolger begeben. Dazu bieten sich neben einer klassischen Anzeige in Fachzeitschriften auch Unternehmensnachfolgebörsen an; das sind Datenbanken, in der Übergabe- und Übernahmeinteressenten zusammengeführt werden sollen. Ein Beispiel ist das Kontaktforum der Managementberatung der hessischen Architektenkammer auf akh.de.

Die häufig bevorzugte Nachfolgelösung in Deutschland ist die Übergabe an Familienmitglieder. Der Generationswechsel erfolgt bei über der Hälfte der mittelständischen Unternehmen nach den Berechnungen des Instituts für Mittelstandsforschung Bonn familienintern (Quelle: Unternehmensnachfolgen in Deutschland 2014 bis 2018). Diese Tendenz lässt sich nicht unbedingt in Architekturbüros beobachten, obwohl der Nachwuchs nicht selten eine Hochschulausbildung in Architektur oder architekturnahen Bereichen wählt.

Auch eine Übernahme durch ein Unternehmen ist eine denkbare Variante. In Teilen international agierende Unternehmensgruppen im Bereich Planen und Bauen suchen vermehrt nach Expertise für ihr Konzern-Portfolio. Das könnte gerade für Büros mit einem speziellen Tätigkeitsschwerpunkt und entsprechendem Renommee eine attraktive Option für eine erfolgreiche Übertragung sein.

Für junge Architekten – und auch für erfahrene – bietet die Übernahme eines bestehenden Büros eine interessante Alternative zur Neugründung, die sehr häufig nicht in Betracht gezogen wird. Dabei liegt hier die Chance, ein bereits etabliertes Büro mit bestehenden Strukturen zu übernehmen und so viele Startschwierigkeiten einer Neugründung zu umgehen. Der Vorteil, auf eine vorhandene Büroorganisation mit einem eingespielten Team und einem bestehenden Kundenstamm zurückgreifen zu können, ist nicht zu unterschätzen. Zudem sind Infrastrukturen vorhanden und man darf nach und nach in die Rolle des Inhabers hineinwachsen. Natürlich gibt es neben den Vorteilen auch Herausforderungen. So wurde das Planungsbüro über viele Jahre durch die Persönlichkeit des Übergebers geprägt. Als „Neuer“ muss man sich Vertrauen und Akzeptanz der Kunden und Mitarbeiter erst erarbeiten. Die größte Chance besteht darin, dass Übergeber und Übernehmer über einen gemeinsam festgelegten Zeitraum verantwortlich zusammen arbeiten.

Die Regelung der Nachfolge für ein Planungsbüro bedeutet für beide Seiten einen Schritt mit weit reichenden Konsequenzen. In einer Art Projektzeitenplan kann festgelegt werden, wann welche Vorbereitungen der Unternehmensübertragung getroffen werden müssen. Die Nachfolgeregelung ist vergleichbar mit der Bauplanung. Die jeweiligen Gegebenheiten müssen berücksichtigt werden und die Umsetzbarkeit der Planung wird in Berechnungen nachgewiesen. Von der Grundlagenermittlung, der Finanzierung über die einzelnen Planungsphasen bis hin zur Übergabe des Projektes bewegen sich die Übernehmer, was den Prozess betrifft, auf gewohntem Terrain.

Die Hilfe der Architektenkammern, eines Unternehmens- und Steuerberaters, eines Notars und Rechtsanwalts sollte in Anspruch genommen werden. Im besten Falle wird der Prozess einer Nachfolgeregelung im Planungsbüro durch einen externen Fachberater und Branchenkenner moderiert. Dieser ist auch in der Lage, den Vertragspartnern Hinweise zu juristischen und steuerlichen Fragen zu geben.

In vielen Fällen stellt sich bei einer Büroübergabe die Frage nach der geeigneten Gesellschaftsform. Ob diese beibehalten werden soll oder ob es sinnvoll ist, sie zu ändern, sollte in die Überlegungen mit einbezogen, aber nicht an den Anfang des Prozesses gestellt werden.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe empfehlenswerter spezieller Seminare und Schulungen für Existenzgründer, Übernehmer und Übergeber, unter anderem von den berufsständischen Kammern sowie von Unternehmens- und Personalberatern.

Die Ermittlung des Bürowertes sollte von einem unabhängigen Spezialisten durchgeführt werden. Denn um Anteile eines Büros zu übertragen oder zu verkaufen, muss man wissen, was das Büro wert ist. Der Bürowert ist natürlich auch von großem Interesse für die poten-ziellen Nachfolger, die wissen möchten, was auf sie zukommt.

Was ist das Planungsbüro wert? Welchen Gewinn kann es in Zukunft erzielen? Welche Potenziale gibt es? Die Praxis zeigt, dass durchaus unterschiedliche Bewertungsmethoden für Unternehmen herangezogen werden. Dabei lässt sich beobachten, dass es von der Art des Unternehmens oder teilweise sogar von einer Branche abhängig sein kann, welcher Ansatz gewählt werden muss. Wertbestimmende Komponenten sind bei Architekten insbesondere der Substanzwert, die Organisationsstruktur, die Auftrags- und Angebotsprognose. Mit diesen Parametern ist eine differenzierte Betrachtung auch sehr unterschiedlicher Bürosituationen möglich. Die Bewertung ist ein erster Ansatz bei der Vorbereitung einer Nachfolgeregelung und kann als Grundlage für Angebote einer Beteiligung dienen.

Für eine gelungene Unternehmensnachfolge ist eine sorgfältige Kommunikation nach innen und nach außen wesentlich. Entscheidend ist der jeweilige Zeitpunkt in den einzelnen Phasen vor, während und nach der Übergabe.

Während die ersten Gespräche mit Personen des Vertrauens und mit den wichtigsten Beratungspartnern geführt werden, sollte das private familiäre Umfeld unbedingt mit in die Überlegungen einbezogen werden. Wird das Vorhaben von den jeweiligen Lebenspartnern unterstützt? Sind die Herausforderungen und Belastungen, die mit der Übergabe und Übernahme des Büros einhergehen, bekannt? Was bedeutet der Rollenwechsel für die Familie? Meist wird in einer frühen Phase auch die Hausbank über das Vorhaben informiert, was das Vertrauen für die folgenden Finanzierungsgespräche stärkt.

Ist das Team für den Wechsel sensibilisiert und umfassend informiert, gilt es, das „neue alte“ Unternehmen nach außen zu positionieren. Denn langjährige Auftraggeber und potentielle Kunden müssen von dessen langfristiger Leistungsfähigkeit überzeugt werden.

*Bei der männlichen Schreibweise ist immer die weibliche Form mitgedacht!