Effizienz und Risiko-
minimierung

Das Raumbuch als Bestandteil integraler Planung

Kostensicherheit bei Großprojekten als Qualitätsmerkmal des Projektmanagements

Die Projektentwicklung einschließlich der vorbereitenden Bedarfsplanung und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sowie das Projektmanagement mit dem Ziel der Qualitätssicherung gewinnen in den letzten Jahren, veranlasst durch verschiedene Schieflagen in Großprojekten, an Bedeutung. Die Qualitätsinitiative im öffentlichen Bauen kommt im Zwischenbericht der Bundesarbeitsgruppe „Bau von Großprojekten“[1] zum Ausdruck. Demnach sind folgende Faktoren in der Projektvorbereitung besonders wichtig:

– vor Planungsbeginn Hochbau: Keine

Finanzmittel ohne extern überprüfte und mit den Stakeholdern abgestimmte Bedarfsermittlung und Machbarkeitsstudie

– verbindliche Prüfung von Planung, Kosten und Risiken ab (einschließlich) LPH3 durch einen unabhängigen Controller.

Wesentlicher Bestandteil der Bedarfsplanung ist eine belastbare Kostenaussage als Grundlage der Realisierbarkeit. Die Qualität des Projektmanagements steht damit in qualitativer Abhängigkeit zur Qualität der Bedarfsplanung.

Was für den öffentlichen Bau gilt, gilt für die Privatwirtschaft nicht minder. Private Unternehmen schätzen den Wert eines qualifizierten Projektmanagements. Aus den internen Entwicklungs- und Veränderungsprojekten kennen sie die wesentlichen Störfaktoren in der erfolgreichen Projektabwicklung [2].

– unvollständiger Projektressourcenplan

– personenbezogenes Veränderungsmanagement

– mangelhafte, nicht systematische Machbarkeitsanalyse im Projektvorfeld

Der Ressourcenplan in Bauplanungsprojek-ten umfasst überwiegend nur die für den Ablauf erforderlichen, externen Kapazitäten und verschweigt die umfänglichen Bauherrenaufgaben, insbesondere in der Phase der Projektvorbereitung und Strukturierung. Teil des Projektstrukturplanes sind die Projektziele und die für die spätere Nutzung erforderlichen Qualitäten und Standards. Die Einbeziehung von den „Betroffenen“, also den späteren Nutzern, erfordert ebenfalls umfäng-

liche Ressourcen. Darüber hinaus stellt die Abstimmung in Planungsphasen immer ein erhöhtes Änderungsrisiko dar. Über ein personenbezogenes Veränderungsmanagement ist das Vorgehen bei einer Abweichung von den festgelegten Standards zu definieren.

Da innerhalb der Bedarfsplanung nach der Festlegung der funktionalen und qualitativen Ziele, lange vor der Erstellung der ersten Zeichnungen, zuerst einmal die Definition des physischen Umfangs des Bauprojektes in Form eines Raumprogrammes erfolgt, bietet es sich an, die Qualitätsdefinition ebenfalls auf dieser Raumbasis zu beginnen.

Raumbuch als „Zusatzprodukt“ der Stakeholder Beteiligung

Die Definition der geometrischen Daten eines jeden Raumes erfolgt idealerweise mit den späteren Nutzern. Bestimmendes Merkmal sind die Arbeits- oder Lebensabläufe im Raum und im Zusammenhang der Raumgruppen. Diese stehen in engem Zusammenhang mit der Ausstattung und der Einrichtung. Es drängt sich somit geradezu auf, diese mit den Nutzern abgestimmten Qualitäten und Standards als Raumbuch zu fixieren. Auch

im Sinne des personenbezogenen Veränderungsmanagements unterstützt dies die Steuerungsmöglichkeiten in dem folgenden stufenweisen Planungsprozess.

Eine raumbezogene Zusammenstellung aller Innenausbauqualitäten führt über die Qualitätsdefinition und die Raumgeometrie zu einer exakten Kostenaussage, ohne ein Gebäude entworfen zu haben. Die übergeordneten Bauteile wie Fassade, Dach und Rohbau sowie zentrale technische Anlagen können vom erfahrenen Bedarfsplaner über Vergleichsprojekte in der Qualität und über geometrische Kennwerte quantitativ bestimmt werden.

Die Bildung von Raumgruppen (Räume gleicher Funktionalität und Ausstattungsqualität, z. B. Büroräume gleicher Qualitäten oder Klassenräume) zeigen mögliche Standardisierungen und ermöglichen eine kompakte Darstellung (siehe Abb. 2)

Unterstützend wirkt in der Abstimmung mit den Stakeholdern eine bildhafte Darstellung. Die idealisierte Raumdarstellung ist keine Vorgabe für die spätere individuelle Gebäudeplanung, sondern fördert das Verständnis für Zeichnungen und damit die Projektidentifikation im Nutzerdialog. In funktionalen Gebäuden im Gesundheitswesen, im Bildungsbau und dem Institutsbau sind Raumkataloge entwickelt, die jede Raumprogrammierung begleiten und zum Prüfkatalog von Förderbehörden geworden sind. Dargestellt wird nur die funktionsbedingte, die Raumgeometrie bestimmende Ausstattung.

Lebenszyklusbetrachtung

Neben den funktionalen Nutzern/Betreibern eines Gebäudes kommt den technischen Betreibern, dem Facility-Management (FM), im Hinblick auf die Lebenszykluskosten eine besondere Verantwortung zu. Gerade vor dem Hintergrund der Risiken der stufenweisen Planung nach der HOAI muss das FM seine gesamte Betriebserfahrung als Qualitätsvorgabe in die Bedarfsplanung und damit in die Qualitätsfixierung im Raumbuch einbringen. Das sollte dann den Planer beflügeln, diese Qualität mindestens zu erfüllen und darüber hinaus dem eigenen Architekturanspruch gerecht zu werden. Somit arbeiten beide Parteien an einem gemeinsamen Ziel, welches im Planungsprozess verfeinert wird und die Wirtschaftlichkeit in dem Gebäudebetrieb

garantiert. Hierbei ist zu beachten, dass das FM keine Planungsleistungen erbringt, sondern seine Erfahrungswerte in Qualitäts-

zielen definiert. Diese Erfahrungswerte stammen sowohl aus täglichen Routinen als auch aus den FM-Tools des Gebäudebetreibers. Letztendlich schließt sich über die Gebäudeplanung hier ein Kreislauf. Die Qualitätsdefinition muss über die Gebäudequalitäten hin­aus auch Dokumentations- und Darstellungsqualitäten in digitalen Systemen umfassen. Alle Software-Tools einer integralen Planung sind mit dem FM-Tool auf die Schnittstellen abzustimmen. Die Grundregel einer effizienten Datenverwaltung ist die Transparenz und die Nachvollziehbarkeit von Veränderungsprozessen in getroffenen Festlegungen.

Integrale Planung in der Wiederholungs-

systematik der HOAI

Planungsabläufe von Bauprojekten sind geprägt durch eine stufenweise Detaillierung in der Bearbeitung (Leistungsphasen der HOAI). Dies birgt ein hohes Veränderungs- und damit Kostenrisiko in der Stakeholder Beteiligung. Für die „Nicht-Planer“ ist die stufenweise

Detaillierung nur schwer nachvollziehbar. Zur Risikominimierung muss von Beginn an das in der jeweiligen Planungsstufe vorliegende Detail- und Qualitätslevel deutlich gemacht werden. Auch hier hilft ein Raumbuch. Unabhängig vom Entwurf an der Funktion entwickelte Qualitäten werden vom Nutzer vor­ge­geben. Die Planer setzen diese um oder weisen auf Zielkonflikte aus den individuellen Rahmenbedingungen hin. Somit wird das Risiko einer grundsätzlich fehlgeleiteten Planung und des damit einhergehenden Gefühls „jetzt können wir ja alles noch mal überdenken“ erheblich reduziert. Der frühzeitigen Fixierung von Qualitäten und damit Standards folgt grundsätzlich das Prinzip der Hinweispflicht bei Abweichungen von diesen Standards.

Effiziente Planungsprozesse und die Risikominimierung im Bereich grundsätzlicher Qualitätsänderungen setzen ein durchgängi­ges Dokumentations- und Steuerungstool  voraus. Schon vor der Zeichnung liefert das Raumbuch als Planung vorbereitendes „Sammel­becken“ für die raumbestimmenden Qua­litäten ein solches universelles Steuerungselement. Raumbuchtools sind häufig Bestandteil von Ausschreibungsprogrammen. Diese wiederum sind in modernen   Programmen mit der CAD-Software zu verknüpfen. Ziel ist eine integrale Planung als Darstellung der Planungs­inhalte auf einer integralen Plattform bzw. in entsprechenden Systemen. Dies impliziert auch die Möglichkeit der späteren Einbindung in ein Building Information Modeling (BIM).

Raumbuch im Leistungskatalog der HOAI

Die HOAI weist Raumbücher als Besondere Leistung aus. In der Praxis ist festzustellen, dass diese sehr selten als solche beauftragt werden. Da das Raumprogramm Bestandteil der Bedarfsplanung, also Vorläufer der HOAI ist, bietet sich die Bedarfsplanung als Teil der Projektentwicklung in der Phase 0 als Startpunkt an.

Gerade in Projekten, die sehr frühzeitig ein höchstes Maß an Qualitätsdefinition und damit Kostensicherheit erfordern, wie z. B. ÖPP-Projekte, ist ein Raumbuch üblich. Hier kommt es auf die juristisch einwandfreie   Definition der Qualität an, um genau planen und kalkulieren zu können. Gerade dieses  bewährte Vorgehen zeigt, welche Projekt- und Kostensteuerungsqualität mit einem Raumbuch von Beginn an einhergeht.

Nach den Vergaben der VOB sollen die Qualitäten produktneutral beschrieben werden. Dies gilt auch für das Raumbuch. Definiert werden funktionale und Nutzungsqualitäten. Es sollen dem kreativen Potential der Planer und dem Bieterwettbewerb nicht zu enge Grenzen gesetzt werden.

Resümee

Das Raumbuch ist zentrales Projektsteuerungs-tool. Es unterstützt Bedarfsplaner und Projektmanager in der Projektvorbereitung und definiert die gemeinsam mit dem Bauherrn entwickelten Projektziele. Tools zur Steuerung von Qualitäten und Kosten kommt eine herausragende Bedeutung zu in Bauprojekten, die jeweils individuelle Unikate sind und erhebliche Veränderungsrisiken durch eine stufenweise Detaillierung in der Bearbeitung (Leistungsphasen der HOAI) mit sich bringen.

Diese Spezifika entsprechen nicht den täglichen Projektroutinen dynamischer Unternehmen als Bauherr und erfordern Ressourcen on top. Überwiegendes Ziel eines Neu- oder Umbauprojektes ist die Steigerung der betrieblichen Effizienz bzw. die Schaffung  neuer Kapazitäten. Dies macht in Zeiten des Fachkräftemangels ein internes Stakeholder-Management erforderlich. Die Einbindung der Zukunftskräfte des Unternehmens im Projektvorbereitungsprozess fördert die Projektidentifikation durch Gestaltungsmöglichkeiten der eigenen Arbeitsumgebung und wird zum Motor im Veränderungsprozess. Aus der Projektvorbereitung heraus entwickelt das Projektmanagement die Steuerungswerkzeuge, mit denen das Projekt in der schrittweisen Detaillierung gemäß deutschen Planungsabläufen steuerbar bleibt. Dies gilt ins- 

besondere für Großprojekte mit hohem technischen und funktionalem Anspruch. Hier kommt dem Raumbuch als Zielka­talog des Auftrag-gebers und Bauherrn eine zentrale Rolle zu. Die Einbindung externer Experten als Moderator und Steuerer auf Seiten und zur Entlastung des Bauherrn sichert die Projektroutine. Ein auf „best practice“

beruhendes Projektmanagement sichert die ergebnisorientierte Einbindung interner Experten zum richtigen Zeitpunkt und entlastet

somit die internen Ressourcen. Die ganzheitliche Qualitätsdefinition in der Startphase des Projektes mit der Definition der Projektziele (Bedarfsplanung im Bauprojekt) u. a. in Form eines Raumbuches und eine betriebsablauforientierte Machbarkeitsstudie mit Kosten- und

Terminprognosen ermöglicht eine risikominimierte Finanzierungs-

planung und einen nachhaltigen Projekt-Terminplanung.